מכירים את הארגונים האלה שהם סוג של "עשירון עליון"? שאין להם בעיה לתקצב פרויקטי הדרכה בכל סכום? איזה כיף זה שאפשר לעשות מה שבא לך בלי שום מגבלה. אבל רוב הארגונים צריכים לפעול במסגרת תקציבית מוגדרת.
אז איך מצמצמים עלויות בפרויקטים של פיתוח למידה או תוכן – מבלי להתפשר על איכות ההדרכה?
הנה 8 טיפים שכדאי ליישם. ואם אתם בונים בימים אלה תכנית לשנה החדשה, הפוסט הזה יעזור לכם לשמור על מסגרת התקציב.

טיפ 1: הקצו תקציב מוגדר מראש
השלב הראשון הוא להחליט (או לבדוק) מראש מהו התקציב שמוקצה לפרויקט. נשמע בנאלי, אבל מסתבר שלא כולם עושים את זה. ברגע שתדעו מהי המסגרת שבה אתם יכולים לפעול, יהיה לכם קל יותר להתנהל בפרויקט ולהימנע מהוצאות מיותרות. אם אפשר, קחו קצת "אקסטרה" כדי לא להיתקע במקרה של בלת"מים.

טיפ 2: הגדירו סדר עדיפות
יוצא לי לדבר עם המון לקוחות שרוצים "גם וגם וגם", והכל ממש חשוב, אבל התקציב מוגבל.
אז מה עושים? ממפים את כל הצרכים ואז מתעדפים. מתחילים עם הצרכים החשובים ביותר, שאי אפשר לחכות איתם, ואת היתר דוחים להמשך, כשיהיה תקציב נוסף (או מוצאים פיתרון אחר).

טיפ 3: DIY – בצעו בעצמם את המשימות הפשוטות
גם אם אתם לא מפתחי הדרכה בעצמם או אם אין לכם מפתחי הדרכה בארגון שלכם- עדיין תוכלו לבצע באופן עצמאי את המשימות הפשוטות יחסית.

אם אתם מרגישים שחסר לכם או לצוות שלכם ידע, תוכלו לקבל יעוץ  מקצועי או להיעזר במידע שקיים ברשת, כמו זה שאני משתפת כאן בבלוג.
אני ממליצה במיוחד לקרוא את הפוסט הזה שמרכז 60 טיפים מעולים מאנשי למידה בארגונים, להיכנס לקבוצת למידה ארגונית בפייסבוק (אם אתם עדיין לא שם), ולהוריד מהבלוג שלי את הכלי החינמי הזה שיכוון אתכם בתהליך פיתוח ההדרכה.

טיפ 4: העבירו את המשימות המורכבות לספק מקצועי ומנוסה
את המשימות המורכבות יותר כדאי להשאיר למפתח הדרכה מקצוען ומנוסה.

לא בטוחים אילו מהמשימות כדאי להוציא החוצה? התייעצו עם איש מקצוע בתחום.

והכי חשוב – כשאתם בוחרים ספק חיצוני קחו תמיד מקצוען. אל תתפשרו על הנקודה הזאת, כי זול עולה ביוקר, וזאת לא רק קלישאה. יצא לי לבצע לא מעט תיקונים לפרויקטים שבוצעו על ידי ספקים חסרי ניסיון, ותאמינו לי שאתם לא רוצים לבזבז זמן ואנרגיות ולשלם פעמיים על אותו הפרויקט.

טיפ 5: בקשו הצעת מחיר מודולארית
כשאתם מבקשים הצעת מחיר מספק חיצוני, בקשו ממנו שייתן לכם הצעה שמפורקת למספר סעיפים (כל תוצר בנפרד). למשל, אם אתם צריכים סרטון הדרכה, מצגת, מערך הכשרה ופגישות ייעוץ – בקשו שכל אחד מהם יופיע בנפרד עם תמחור משלו. ככה תוכלו לבחור ולהרכיב את ה"חבילה" שמתאימה להעדפות ולתקציב שלכם, וגם להשוות בצורה נכונה יותר בין הצעות מחיר שונות.

טיפ 6: התמקדו בפתרונות "רזים"
וודאו שאתם בוחרים בפתרונות למידה ובתוצרים שיעזרו לארגון שלכם להשיג את היעדים, ולא נסחפים אחרי טרנדים וגימיקים שעלולים לעשות לכם חור בכיס. יש היום המון פתרונות שהם גם חסכוניים וגם אפקטיביים, ומפתח הדרכה מנוסה יוכל לכוון אתכם לפתרון הנכון בשבילכם ובשביל הארגון.

טיפ 7: צמצמו תכולות
היקף התכנים שנכללים בפרויקט ההדרכתי משפיע על זמן הפיתוח, ומכאן גם על העלות. התמקדו במטרות שהגדרתם לפרויקט – מה חייב להיכלל כחלק מהתוצר? מה "nice to have" ואפשר לוותר עליו או להעביר בדרך אחרת (כמו הפניות למידע נוסף באינטרנט או בנספחים)?

טיפ 8: עבדו יעיל
תהליכי עבודה בפרויקטים עלולים לצרוך זמן יקר, וזמן כידוע שווה כסף. לפני תחילת הפרויקט, כדאי להגדיר יחד עם מפתח הההדרכה את תהליך העבודה הרצוי ולתאם ציפיות מראש עם כל המעורבים בפרויקט – מה נדרש מכל אחד ומתי, איך יבוצע כל שלב וכו'. אחד הממשקים החשובים בפרויקט הדרכה הוא הממשק עם מומחה התוכן מטעם הארגון, וזה גם הממשק המאתגר ביותר. בפוסט הזה כתבתי על ייעול התהליך מול מומחה התוכן.

התנהלות נכונה במהלך הפרויקט היא מפתח לא רק לחיסכון בזמן ובכסף,
לא גם לחוויה שלכם לאורך התהליך- שזה לא פחות חשוב.

אז מה היה לנו?