באחת ההדרכות שפיתחתי מצאתי את עצמי במרדף כמעט סיזיפי אחר מומחה התוכן, מנהל של אחת היחידות באותו ארגון. זה לא שהוא לא הבין את חשיבות התרומה שלו, אבל הוא היה פשוט עסוק מאוד באותה תקופה. הפגישה איתו נדחתה שוב ושוב, עד שהחלטנו פשוט "לוותר" עליו ולעבוד עם מומחי תוכן אחרים. אני זוכרת שכעסתי על עצמי אז- איך איפשרתי להגדיר את אותו מנהל כמומחה תוכן, הרי אני יודעת שמנהלים הם אנשים עסוקים. בסופו של דבר ההדרכה היתה מצוינת, אבל הזמן שאיבדנו הכניס אותנו ללחץ כדי לעמוד בזמנים.
זה הביא אותי למחשבה על העבודה שלנו עם מומחי התוכן. היום, שינויים ארגוניים קורים בקצב מהיר, וארגונים מצפים מאיתנו להתייעל גם בתחום ההדרכה – רוצים הכל קצר, מהר ועכשיו.
ניהול חכם של ממשק העבודה עם מומחה התוכן חוסך זמן והופך את כל התהליך ליעיל יותר. זה אמנם מצריך שינוי תפיסתי (גם מהצד שלנו וגם מהצד של הארגון או הלקוח), אבל אני מאמינה שאם אנחנו רוצים להישאר רלוונטיים, כל תהליך הפיתוח חייב להשתנות.
אז איך עושים את זה?
מגדירים מומחה תוכן מגויס וזמין
מומחה תוכן הוא לרוב אדם מתוך הארגון המומחה בתחומו, אבל הוא יכול להיות גם אדם מחוץ לארגון- למשל איש מקצוע או יועץ, מדריך חיצוני וכו'. בכל מקרה, אם מומחה התוכן בקיא בתוכן אבל מאוד עמוס בתקופה הקרובה, או שהוא לא מעוניין (מסיבות כלשהן) לשתף בידע שלו – הוא לא מתאים לשמש מומחה תוכן. עדיף לעבוד עם אדם שבקיא קצת פחות אבל יהיה שותף מגויס וזמין בתהליך.
בדרך כלל עדיף שמומחה התוכן שלכם לא יהיה פונקציה בכירה, כי אז סביר להניח שהוא יהיה פחות זמין לשוחח אתכם או לעבור על חומרים. את הגורם הבכיר אפשר להגדיר כגורם "משקיף" בתהליך הפיתוח (ולשלוח לו את כל התכתובות במייל, לידיעה), וכגורם מאשר בנקודות קריטיות (כמו אישור המתווה, תכנית העבודה ולוחות הזמנים ואישור סופי של התוצר ההדרכתי).
לפעמים כדאי להגדיר מראש מספר מומחי תוכן, ולא להסתפק באחד. ככה, אם אחד "ינטוש" בתהליך, עדיין יהיו לנו אופציות נוספות. גם במקרה של תהליך פיתוח מורכב, שכולל ריבוי תוצרים, כדאי לשקול להגדיר מראש כמה מומחי תוכן, כדי שבשלב התיקוף המשימה תתחלק ביניהם וכל אחד מהם יתקף חלק אחר של התוצרים.
במקרה שבו כמה אנשים מתקפים את אותו התוצר, רצוי שאדם אחד ירכז את ההערות (אחרי שכולם הסכימו ביניהם) ויעביר אותן בצורה מסודרת למפתח הלמידה, כדי לצמצם סבבי תיקונים ולעמוד בלוחות הזמנים של הפרויקט.
עושים עבודת הכנה טובה
שימו לב – חלק גדול מהעבודה אפשר ורצוי לבצע באופן עצמאי, עוד לפני שפגשתם את מומחה התוכן!
כדי לייעל את השיחה, חשוב שתכירו את עולם התוכן המקצועי:
בקשו מידע ראשוני וחומרי גלם מאיש הקשר שלכם בארגון או מהאדם שהזמין את הפרויקט: מסמכים ומצגות, משובים, נתונים וסטטיסטיקות, וכו'.
חפשו באופן עצמאי מידע רלוונטי (באינטרנט ובמדיה החברתית, בפורטל הארגוני, בתיקיות רשת וכו').
טיפ חשוב! – קראו קריאה ביקורתית ורשמו שאלות או נושאים לא ברורים, כדי שתוכלו לברר אותם עם מומחה התוכן בשיחה המשותפת שלכם.
מכינים מראש מתווה ראשוני של יחידת הלימוד
על סמך המידע שקראנו, כבר יש לנו את היכולת לתכנן את יחידת הלימוד: התכנים, המבנה, השיטה או השיטות להעברת התכנים. כדי שהשיחה עם מומחה התוכן תהייה יעילה יותר, הגיעו אליה עם מתווה ראשוני שתוכלו להציג ושישמש בסיס לדיון. חוץ מזה, ככה תראו מקצועיים יותר בעיניי מומחה התוכן.
שיחה טלפונית או פנים אל פנים?
מניסיון של שנים, מצאתי ששיחת טלפון היא הרבה פעמים יעילה יותר מפגישה פנים אל פנים, עד כמה שזה אולי נשמע מוזר. פגישה עלולה לגרום להתארכות מיותרת של השיחה ול"גלישה" לנושאים נוספים, גם אם הגעתם מוכנים מראש עם שאלות ונושאים מוגדרים. לעומת זאת, ברוב המקרים שיחה טלפונית ממוקדת תהייה קצרה יותר ותספק לכם את כל מה שאתם צריכים כדי להתקדם בתהליך הפיתוח. רק תדאגו לתנאים כמו חדר שקט ללא רעשי רקע ועם קליטה טובה.
מתי פחות מתאים לקיים שיחה טלפונית?
יש מקרים שבהם חשוב להיפגש, למשל כשמבצעים סיור משותף בשטח או מתנסים יחד בהפעלה של מערכת או ציוד פיזי כלשהו, או כשהתוכן מורכב מדי לשיחה טלפונית. בנוסף יש אנשים שממש קשה להם עם שיחות טלפוניות, והם צריכים את התקשורת פנים אל פנים.
מבצעים תיאום ציפיות ראשוני
את הפגישה הראשונה עם מומחה התוכן מומלץ להתחיל בתאום ציפיות הדדי.
זכרו: מומחה התוכן הוא שותף שלכם!
ספרו לו מהי המטרה של ההדרכה, מה אתם צריכים ממנו ואיפה אתם תלויים בו, ושאלו אותו מה הוא צריך מכם כדי שזה יקרה. תאמו יחד באילו נקודות בתהליך תהיו בקשר ואיך תתקשרו ביניכם (מייל, סמס, טלפון וכו').
מתמקדים בסגירת פערים
בשיחה עצמה חשוב להתמקד בשאלות שרשמתם לעצמכם בשלבים הקודמים ובמידע שאפשר להשיג רק באמצעות מומחה התוכן – מידע שלא מתועד בשום מקום אחר, כמו: דוגמאות קונקרטיות מהשטח, איך להצליח ואיך להימנע מטעויות נפוצות או קריטיות. יש לא מעט מומחי תוכן שזקוקים למיקוד תוך-כדי השיחה, כדי שלא "להתפזר". עזרו להם להתמקד.
נצלו את השיחה כדי להציג למומחה התוכן את המתווה שהכנתם, הסבירו את הרציונל שמאחוריו ושאלו לדעתו. נסו להגיע לאישור המתווה כבר בשיחה, או לפחות להסכמה על מה שנדרש לשנות כדי שהמתווה יאושר.
ממשיכים במייל או בשיחה טלפונית
את המשימות שטרם נסגרו שולחים במייל למומחה התוכן, ומבקשים שיאשר את הדברים או יתייחס אליהם במייל חוזר, ואם צריך- קובעים תאריך לשיחת המשך קצרה.
מכאן ואילך מתחיל תהליך הפיתוח, שבו מומחה התוכן עובר על התוצרים ומתקף אותם ועונה לשאלות שמתעוררות. פעם היה מקובל להגיע אל מומחה התוכן לישיבה של "קריאה מודרכת", לעבור יחד על כל התוצר מתחילתו ועד סופו, ולקבל את ההערות של מומחה התוכן. היום זה בדרך כלל לא קורה. מומחי התוכן עוברים ורושמים הערות בתוך התוצרים עצמם (מצגות, מסמכים וכו') או בגוף המייל, ורק כשממש יש צורך ונדרשת חשיבה משותפת – מקיימים שיחה טלפונית או פגישה.
ברוב המקרים מספיקים שני סבבי תיקוף. בדרך כלל הסבב הראשון נועד להערות מהותיות יותר, והסבב השני מתמקד בתיקונים קלים.
כדי לייעל את התהליך, חשוב שמומחה התוכן יתייחס בצורה מעמיקה ובתשומת לב לכל ההיבטים בתוצר (התוכן, העיצוב, הרצף, המתודות וכו').
שימו לב שלפעמים, כשמומחה התוכן אינו מכיר את התהליך, חשוב להנחות אותו לאילו דברים עליו לשים לב כשהוא עובר על החומרים, ואיך לרשום את ההערות.
טיפ חשוב! רצוי לעבוד עם תכנית עבודה מוגדרת לפרויקט (שכוללת לוחות זמנים). בנוסף, כדאי להתריע מראש למומחה התוכן ולעדכן אותו מתי אתם מתכוונים לשלוח לו חומרים לתיקוף, כדי שישריין לעצמו את הזמן ביומן – ולא "ליפול" עליו משום-מקום עם בקשה לתיקוף דחוף.
אז בפעם הבאה שאתם עובדים עם מומחה תוכן, זכרו שמצד אחד, הוא שותף שלכם להצלחת הפרויקט, ומצד שני- הממשק איתו עלול להיות "צוואר בקבוק".
לכן – וודאו שהוא מגויס וזמין לפרויקט, עשו עבודת הכנה מקדימה, ונהלו את ממשק העבודה איתו בצורה מחושבת וחכמה. כך התהליך כולו יהיה יעיל וקצר יותר.
