כשהייתי מנהלת הדרכה אחד הדברים שכולנו חששנו ממנו במחלקה היה להתחיל לעבוד עם ספק חדש. בארגון של מהנדסים ומפתחים שהסטנדרט שלהם גבוה במיוחד (תנסו ללמד אותם משהו שהם לא יודעים), קרה לא מעט פעמים שנפלנו על הפרצוף. כדי שזה לא יקרה, הייתי חייבת לוודא שכל מרצה, יועץ או סדנאי יהיו מתאימים "בול". היום שאני בצד השני, אני מקפידה תמיד על "אודישן הדדי" כדי לוודא התאמה לשני הצדדים.
אם סיימתם לבנות את תוכנית הלמידה הארגונית ואתם רוצים לבחור ספקים או אם אתם "סתם" רוצים לרענן את רשימת הספקים שלכם- כדאי שתאמצו את שיטת האודישנים "הספק הבא" 🙂
ככה זה עובד:
מגדירים את "כללי המשחק"
לפני שמתחילים לחפש ספקים, חושבים איזה ספק אנחנו מחפשים ולאיזה צורך:
- אנחנו מחפשים ספק לאירוע למידה חד פעמי או לתהליך מתמשך?
- אנחנו מחפשים ספק לנושא ספציפי, או שאנחנו כבר מחפשים מישהו שיוכל לתת מענה בתחום רחב יותר, גם אם אין כרגע צורך קונקרטי?
- האם אתם מחפשים ספק יחיד או כמה ספקים באותו נושא?
- איזה ידע, ניסיון מקצועי, יכולות וכישורים חשוב לנו שיהיו לספק? (ניסיון ייעוצי, יכולות הנחיית קבוצות, יכולת עבודה עם מנהלים בדרגים שונים וכו')
בנוסף חשוב להגדיר את "גבולות הגזרה":
- מה התקציב שיש לנו, ואיזו גמישות יש לנו במידת הצורך?
- עד כמה דחוף לנו למצוא ספק בנושא? ובהמשך לזה, כמה זמן יש לנו כדי לסגור עם הספק הנבחר?
מתוך כל ההגדרות האלה, נבדוק מהן הדרישות המינימליות מהספק, מעין "תנאי סף" הכרחיים שאי אפשר לוותר עליהם.
אם אתם חברה ממשלתית ועובדים עם מכרזים או בתנאים מוגדרים, תבררו בדיוק מה הדרישות כדי שלא יהיו הפתעות בהמשך.
רשימת ה"מתמודדים"
אחרי שהבנו מה אנחנו מחפשים ומהן דרישות הסף, אנחנו מתחילים לגבש רשימת "מתמודדים" אפשריים:
- בוחנים את רשימת הספקים של מחלקת הלמידה, אם יש כזאת, ובודקים עם מי מנהלי למידה אחרים כבר עבדו בנושא (אם אין רשימה כזאת- שווה להתחיל לבנות אחת)
- מפרסמים פוסט בקבוצות פייסבוק רלוונטיות ומבקשים המלצות מניסיון – לא רק קבוצות של מנהלי למידה אלא גם בקבוצות של אנשי מקצוע בתוכן הרלוונטי
- מרימים טלפון לקולגה בארגון אחר, רצוי ארגון שדומה לנו בתרבות הארגונית, בגודל, בסקטור ובאופי האוכלוסייה
- מחפשים בגוגל לפי מילות חיפוש מדויקות עד כמה שניתן. בדרך כלל במקומות הראשונים בתוצאות החיפוש יופיעו מודעות ממומנות (פרסומות), אז כדאי להסתכל על תוצאות אורגניות לפחות ב-2-3 העמודים הראשונים.
- יוצאים לרחוב עם שלט. סתם… האמת שכל דרך שתבחרו לגיטימית, העיקר שבסוף השלב הזה תהייה לכם רשימה יפה של ספקים רלוונטיים.
שלב האודישנים
אחרי שיש לנו רשימת "מתמודדים" ראשונית, נסנן את הספקים שלא עומדים בדרישות המינימליות שלנו. למשל, שאין להם את הניסיון או המומחיות שאנחנו מחפשים או שלא זמינים לעבודה במועד הרצוי.
איך עושים את זה?
- נכנסים לאתר האינטרנט של הספק (או לעמוד הפייסבוק, לבלוג, לפודקאסט וכו') ומתרשמים- באילו תחומים הוא מתמחה? אילו שירותים הוא מספק? האם יש באתר המלצות מלקוחות אחרים? אם יש לו בלוג או פודקאסט- מהי איכות התכנים? מה הסגנון וה"וייב" שהם משדרים?
- יוצרים קשר עם הספק (אפשר במייל או בווטסאפ), ומבררים פרטים ראשוניים- כמו ניסיון מקצועי, זמינות לעבודה (מבחינת לוחות זמנים) ו"סדר גודל" של מחירים.
אחרי שלב ה"אודישנים" כדאי להישאר עם משהו כמו 2-3 ספקים רלוונטיים שתרצו "להעלות לגמר".
הגמר הגדול
עכשיו שנשארתם עם מספר מצומצם של "מתמודדים", זה הזמן לבדוק אותם בצורה מעמיקה יותר. זה השלב הכי חשוב, ורצוי לבצע את השלב הזה עם אדם נוסף אחד לפחות, שביחד תהיו "פאנל השופטים" 🙂
איך עושים את זה?
- מדברים עם הספק. אם מדובר בתהליך מתמשך, כדאי להיפגש פנים אל פנים. אם מדובר בצורך קצר וחד פעמי- לרוב תספיק שיחת טלפון קצרה, והיום אפשר בקלות להיפגש גם אונליין ב"זום".
מה עושים בשיחה? מכירים זה את זה, מסבירים על הצורך, שואלים שאלות, וגם שמים לב אם הספק שואל אותנו שאלות. לא פחות חשוב לבדוק אם יש כימייה בסיסית וכמה נעים לנו בשיחה. - מתרשמים "בעיניים שלנו". אם מדובר בהרצאה פתוחה, כדאי לתאם עם הספק וללכת לצפות בו (חשוב לשים לב גם לתגובות של הקהל).
אם זה לא אפשרי, אפשר לקיים סדנה מלאה או מקוצרת לצוות ההדרכה/משאבי אנוש בארגון שלכם (בתשלום, זו בכל זאת הפרנסה שלו).
אם התרשמתם לטובה מהספק, והאופציות הקודמות לא אפשריות, אפשר גם לקיים הדרכת "פיילוט" אחת לקהל-היעד, לפני שמחליטים אם להמשיך לעבוד עם הספק בהדרכות נוספות או בתהליכי למידה מתמשכים יותר.
מזל טוב - ספק נולד!
זהו, עכשיו אמור להיות לכם כל המידע שאתם צריכים כדי לקבל החלטה על הספק המתאים ביותר.
כדי שכל התהליך שעשיתם לא ילך לאיבוד (וכדי שתחסכו לכם ולקולגות שלכם זמן ואנרגיות בהמשך)- אל תשכחו לתעד את ההתרשמויות שלכם בקובץ ספקים מרכזי.
מעבר לשם הספק ולנושאים שבהם הוא מתמחה, פרטו:
- באילו מקרים אתם ממליצים להיעזר בספק ובאילו פחות? למשל- האם הוא יכול להתאים במיוחד לאוכלוסיות מסוימות בארגון? לדרגי ניהול מסוימים? לתהליכים אסטרטגיים גדולים או טקטיים ו"קטנים"?
- מהו סגנון ההנחיה או הייעוץ שלו? למשל- האם הוא יותר תהליכי/דינאמי/רגשי או יותר פרקטי ותכל'סי?
- באילו הזדמנויות עבדתם איתו? עם אילו קהלי יעד? באילו נושאים? מה היו הפידבקים?
- וכל מידע אחר שרלוונטי לדעתכם ויכול לעזור לכם בהמשך לקבל החלטה על עבודה עם הספק.
יאללה שיהיה בהצלחה, ותעשו אודישנים כי לעובדים שלכם מגיע את הטוב (או הטובה) ביותר!
[…] בפוסט שילבתי מידע וטיפים מהבלוג המעולה "זיקוקי למידה" של שירי דייטש. שירי מומחית בפיתוח פתרונות למידה ואני ממליצה מאוד לחפור בבלוג לעוד השראה. שירי מתייחסת בפוסט לבחירת מרצה או סדנאי, אך הדרך שלה מתאימה בכללי לבחירת ספק. לינק למאמר המלא. […]