זיקוקי למידה

מוכנים להכניס זיקוקים ללמידה בארגון שלכם?
אני מלווה אנשי וצוותי למידה בארגונים לבניית תהליכי למידה אפקטיביים ועדכניים באמצעות ייעוץ למידה, הנחיית סדנאות ופיתוח פתרונות למידה. 
כתבו לי כאן במה אוכל לעזור, מבטיחה לחזור בהקדם. 
חם בבלוג
פוסטים אחרונים
הצטרפות לניוזלטר של הבלוג "זיקוקי למידה"

הצטרפו לניוזלטר של הבלוג וקבלו טיפים וכלים פרקטיים שישדרגו את תהליכי הלמידה בארגון שלכם בכל מסגרת משאבים.

המדריך: איתור צרכי הדרכה ובניית תוכנית הדרכה שנתית

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp

אחרי החגים יתחדש הכל, אומר השיר הידוע. תהליכי איתור צרכים ובניית תוכניות הדרכה שנתיות כבר מעבר לפינה, אז שנייה לפני “יריית הפתיחה” הגעתי לעשות קצת סדר. פוסט אחד שעונה על כל השאלות. 

תוכן העניינים

למה לבנות תוכנית הדרכה שנתית?

פיבי תוכנית הדרכה

כשאנחנו מסתכלים על הדינאמיות וקצב השינויים בארגונים (וזה עוד בלי להזכיר את הוירוס ההוא), זה די ברור שתוכנית הדרכה שבנינו היום לא תהייה 100% רלוונטית לשנה ואפילו לא לחצי שנה קדימה. אז למה בכל זאת כדאי לבנות תוכנית הדרכה ארגונית?
במשפט- כי ככה אנחנו מכניסים כוונה ושיטתיות לפעילות הלמידה וההדרכה בארגון.
ובכמה משפטים:

  • אנחנו מתחברים ליעדים הארגוניים ומוודאים שאנחנו משקיעים במקומות הנכונים
  • אנחנו מגדירים מה אנחנו מתכוונים לעשות ואיך ואיזה משאבים דרושים לשם כך (אנשים, משימות, תקציב)
  • אנחנו יכולים לזהות צרכים משותפים, וככה לייצר חיבור בין קבוצות בארגון ולחסוך משאבים

בנוסף, יש גם “בונוס”: פגישות איתור צרכים הן הזדמנות מצוינת להמשיך ולשמר את הקשר שלנו עם המנהלים והעובדים שאיתם אנחנו עובדים במהלך השנה.

איך נראה התהליך המלא?

תהליך בניית תוכנית למידה הוא תהליך שאין לו בעצם סוף מוגדר, כי הצרכים כל הזמן משתנים והתוכנית צריכה להשתנות בהתאם. 

התהליך מתחיל באיתור צרכים, ממשיך בבניית תוכנית הדרכה, ולאחר מכן יישום, בקרה והפקת לקחים – וחוזר חלילה.

אילו צרכים חשוב לאתר?

בתוכנית הדרכה שנתית (או חצי-שנתית או רבעונית), כדאי לאתר צרכים בהיבט המקצועי, האישי, הניהולי והארגוני:

מקצועי – צרכים שקשורים לליבת העיסוק וליכולת לבצע את התפקיד באופן מוצלח, כמו: מערכות וכלים טכנולוגיים, מוצרים או שירותים, שפות תכנות וכו’. 

אישי – מיומנויות התנהגויות כמו: הקשבה, השפעה ושכנוע, יכולת למידה עצמאית, יכולת מכירה או שירות, העברת פרזנטציה, פתרון בעיות מורכבות ועוד.

ניהולי – מיומנויות ניהוליות כמו: חניכה, מתן משוב, פיתוח עובדים, ניהול ראיון גיוס וכו’.

ארגוני – מהלכים אסטרטגיים חוצי-חברה, כמו: הטמעת מערכת ניהול מידע חדשה, תוכנית להקניית מיומנויות העתיד, תהליכי up-skilling או re-skilling רוחביים. בנוסף (איך לא)- הדרכות חובה שהארגון נדרש להן עפ”י חוק (מניעת הטרדה מינית, בטיחות, רגולציה וכו’).

בדרך לתוכנית הדרכה עוצרים באסטרטגיה הארגונית

נקודת ההתחלה לכל תהליך איתור צרכים היא תמיד האסטרטגיה הארגונית. תוכנית למידה טובה עם פוטנציאל לאימפקט ארגוני היא כזאת שמחוברת ליעדים הארגוניים, אבל באמת- לא כסיסמה.

לכן, אחד הדברים הראשונים שחשוב לעשות לפני שמתחילים פגישות או שולחים סקרים, הוא להיפגש עם ההנהלה הבכירה ולברר:

האם קיימת אסטרטגיה ארגונית לשנה הקרובה ומהי? בכל ארגון הטרמינולוגיה משתנה קצת-  יעדים, כיווני פעולה, תוכנית עבודה. העיקר זה להבין לאן הארגון הולך, כדי שנוכל להבין איך תהליכי הלמידה יכולים לתמוך בהשגת היעדים הללו.

מה חשוב לעשות לפני שמתחילים?

1. איך נבצע את איסוף הצרכים?

  • עם מי? מנהלים באיזה דרגים? עובדים? ממשקים או פונקציות נוספות?
  • באילו שיטות? למשל: פגישות, קבוצות מיקוד, סקרים/שאלונים, קריאת חומרים רלוונטיים (כמו מצגת תוכנית עבודה ארגונית, תוכנית עבודה של השנה הקודמת, סקרי עובדים/לקוחות ועוד).
    חשוב לבחור את השיטה המשתלמת ביותר (שתשיג את המטרה במינימום זמן ומשאבים), וכמובן להשתמש ביותר משיטה אחת.
    מנהלת למידה בארגון גלובלי שליוויתי בתהליך בניית תוכנית הדרכה, נפגשה ב”זום” עם שכבת ההנהלה בחו”ל, ואחר כך הפיצה סקר דיגיטלי לכל העובדים. תחשבו מה הדרכים הנכונות ביותר לארגון שלכם.

2. מהם המשאבים שאנחנו צריכים ומה עומד לרשותנו:

  • אנשים – האם יש צורך במישהו נוסף שיעזור לנו לבצע את איתור הצרכים, לבנות את התוכנית, ליישם ולעדכן אותה באופן שוטף? מי יוכל לעזור ללוות או לייעץ לנו בתהליך במידת הצורך? (אולי מנהל למידה וותיק יותר? קולגה מארגון אחר? ספק חיצוני?)
  • זמן – כמה זמן נצטרך להשקיע בתהליך? בדרך כלל השלב של איתור צרכים ובניית תוכנית הוא “פיק” שמצריך השקעת זמן “מרוכזת” בתקופת זמן קצרה יחסית, וחשוב ששאתם והמנהלים שלכם תיערכו לזה מראש.
  • כלים, מערכות ותכנים – למשל: מערכת ניהול למידה, שאלון לאיתור צרכים, פורמט לתוכנית הדרכה, תכנים ותוצרי למידה קיימים, רשימת ספקים מומלצים או מאושרים לעבודה עם הארגון.

עניתם על השאלות האלה? אפשר לצאת לדרך.

!Let the show begin

איתור צרכים - איך עושים את זה נכון ומה שואלים?

בחלק הזה אני רוצה להתמקד בפגישות עם המנהלים, למרות שכאמור יש עוד דרכים שבעזרתן נאתר צרכים.
הסיבה היא ששמתי לב שיש לנו עדיין נטייה לחזור להרגל הישן והרע- להגיע למנהלים עם “רשימת מכולת” של פעילויות הדרכה אפשריות.
ולמה זה כל כך רע? כי אנחנו רוצים לאתר צרכים שמגיעים ממקום של פערים בביצועים ולהבין מה המנהלים והעובדים באמת צריכים (שימו לב- צריכים, לא רוצים). אם נשאל “כמה עובדים תרצה לרשום לסדנת אקסל השנה?” או “באילו הדרכות את מעוניינת השנה?”, זה יחטיא את המטרה ו”על הדרך” ימצב אותנו נמוך (שמעו את הפרק הזה בפודקאסט “פיצוחים” ותבינו כמה זה חשוב).

אז מה כן עושים בפגישות עם מנהלים?

שואלים שאלות על יעדים ארגוניים ועל פערים ביצועיים. למשל:

  • מהם היעדים המרכזיים של היחידה שלך לשנה הקרובה? (ואם שנה היא טווח זמן ארוך מדיי- אז חצי שנה או רבעון)
  • עם אילו אתגרים תתמודדו השנה ביחידה שלך?
  • אילו שינויים מתוכננים ביחידה הארגונית שלך? (למשל: שינויים במבנה ארגוני, בתפקידים או במשימות, פרויקטים חדשים, לקוחות חדשים, שינויים טכנולוגיים)
  • מה העובדים שלך צריכים להיות מסוגלים לעשות כדי להשיג את היעדים האלה?
  • האם לעובדים שלך יש את הידע/מיומנויות/תפיסות ועמדות הנחוצות כדי להשיג את היעדים? 
  • אם לא- למה לא? מאיפה נובע הפער? (המטרה בשאלה הזאת היא להבין האם למידה היא הפתרון המתאים לפער)
  • האם צפויים להיקלט ביחידה שלך עובדים חדשים מחוץ לארגון או מניוד פנימי?
  • האם ישנם עובדים שמתוכננים להתנייד לתפקיד אחר או ליחידה ארגונית אחרת? להתקדם לתפקיד ניהולי? לפרוש?
  • אם היינו משקיעים אצלך ביחידה בפער/צורך אחד השנה- מה הוא היה? (המטרה היא לאתר את הצורך הכי “כואב” שבו יהיה האימפקט הכי גדול) 
  • מי העובדים אצלך ביחידה (או ביחידות אחרות בארגון) שיכולים ללמד או להעביר הלאה את הידע שלהם בנושאים שהעלית? (למפות מומחי תוכן)

וכשנשאל את השאלות האלה, נברר גם כמה עובדים יזדקקו למענה ההדרכתי, מתי ומה החשיבות של הנושא (כדי שנוכל לתעדף ולבנות גאנט שנתי).

איך בונים את תוכנית ההדרכה?

את כל הצרכים שאיתרנו בשיטות השונות, נתעד ונרכז במקום אחד- בקובץ אקסל, בפורטל הארגוני או בכל דרך אחרת.

תוכנית ההדרכה תכלול את המידע הבא:

  • יחידה ארגונית (מחלקה/אגף/חטיבה)
  • שם המנהל.ת
  • סיווג הצורך: אישי, מקצועי, ארגוני
  • הצורך או הנושא
  • קהל יעד – מספר עובדים סה”כ (+שמות אם מדובר בעובדים בודדים)
  • פתרון הלמידה המוצע (ערכה לחונך, הכשרה דיגיטלית/היברידית, סדנה פרונטלית וכו’)
  • האם נדרש ספק חיצוני או מדריך פנימי 
  • שמות ספקים/מדריכים/מומחי תוכן
  • משך זמן מתוכנן 
  • מועד רצוי (רבעון)
  • הערכת עלות הדרכה/פיתוח 
  • תיעדוף חשיבות (עדיפות 1,2,3..)- בהתאם למה שהמנהל מסר

אחרי שתיעדנו וריכזנו את הצרכים, נעבד את כל המידע ונבדוק:

  • האם יש צרכים משותפים לכמה מנהלים או יחידות ארגוניות (שאפשר אולי לייצר להם מענה משותף)?
  • האם התוכנית עומדת בתקציב ההדרכה השנתי? וגם אם כן- האם היא יעילה ומנצלת את התקציב ב”חוכמה”? האם ניתן לעשות יותר באותו תקציב או פחות? (למשל על ידי הדרכה/חניכה פנימית או שימוש בחומרים קיימים במקום לפתח “מאפס”)
  • האם התוכנית כוללת מגוון של פתרונות למידה (בהתייחס למודל 70:20:10), כמו: למידה פרונטלית, למידה דיגיטלית והיברידית, חניכה, קהילות למידה ושיתוף בידע, יצירת “בנק” מומחים וכו’? 
  • והכי חשוב- במבט “על”: האם התוכנית משקפת בצורה טובה את היעדים ואת כיווני הפעולה האסטרטגיים של הארגון?

סיימנו לבנות את התוכנית- זה הזמן להציג אותה להנהלה ולקבל אישור עקרוני ותקציבי.

ומה עכשיו?

ההנהלה אישרה את תוכנית הלמידה שלכם? אחלן!

בשלב הזה כדאי מאוד לתקשר לעובדים את תוכנית ההדרכה. התיקשור מעלה את המודעות לקיומה של תוכנית הדרכה, מייצר ציפייה וסקרנות ומעודד רישום או כניסה לפעילויות הלמידה השונות. אפשר לתקשר ע”י קטלוג דיגיטלי, ניוזלטר (למשל כמו זה שהפיצו בבנק ישראל), סרטון, מצגת, חידון, ואפשר גם להציג את התוכנית בישיבות הנהלה ובכנסי עובדים. בפוסט הזה וגם בפוסט הזה תמצאו עוד כמה רעיונות (קצת יותר “משוגעים”) לשיווק ותקשור.

זהו! עכשיו אפשר להוציא לפועל את התוכנית בהתאם לתיעדוף וללוחות הזמנים: לתאם מועדים לפעילויות למידה, לרשום עובדים, להתחיל לפתח תכנים דיגיטליים, לתכנן תוכניות למידה וכו’.

זוכרים מה אמרנו בהתחלה? התוכנית השנתית היא דינאמית ונתונה לשינויים. 
אל תקדשו את התוכנית שבניתם. תעדכנו אותה “תוך כדי תנועה” בהתאם לצורך, וככה היא (ואתם) תישארו רלוונטיים בעיני הארגון.

 

יאללה שיהיה בהצלחה, ונתראה בצד השני של החגים 🙂 

שתפו את הפוסט:

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp

השמיים שלכם זקוקים לזיקוקים?

הצטרפו לבלוג וקבלו מידע עדכני,
טיפים מקוריים וכלים פרקטיים שישדרגו את תהליכי הלמידה שלכם בכל מסגרת משאבים.

אשלח לך עדכון על פוסטים חדשים פעמיים בחודש לכל היותר.
לעולם לא אעביר את המייל שלך לאחרים.
אפשר לצאת מהרשימה בכל זמן בלחיצת כפתור.

מה חשבת על הפוסט?

השארת תגובה

גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן